Microsoft Excel මූලික පාඩම්

දත්ත සංවිධානය, ගණනය කිරීම සහ විශ්ලේෂණය සඳහා ලොව බහුලවම භාවිතා වන විතුරුම් පත් (Spreadsheet) මෘදුකාංගය පිළිබඳව මුල සිට ඉගෙන ගැනීමට የተዘጋጀ පියවරෙන් පියවර මාර්ගෝපදේශය.

Microsoft Excel යනු හුදෙක් සංඛ්‍යා සහ දත්ත ඇතුළත් කරන ඩිජිටල් ලෙජරයක් පමණක් නොවේ. එය ඔබගේ පෞද්ගලික වියදම් කළමනාකරණය කිරීමේ සිට, ව්‍යාපාරයක මූල්‍ය තත්ත්වය විශ්ලේෂණය කිරීම දක්වා වූ අතිවිශාල පරාසයක කාර්යයන් සඳහා යොදාගත හැකි අතිශය බලවත් මෙවලමකි. සිසුන්, ගුරුවරුන්, ගණකාධිකාරීවරුන්, කළමනාකරුවන් සහ දත්ත විද්‍යාඥයන් යන සෑම ක්ෂේත්‍රයකම පාහේ Excel අත්‍යවශ්‍ය කුසලතාවයක් බවට පත්වී ඇත.

බොහෝ දෙනෙක් Excel හි ඇති කොටු (cells) සහ වගු දැක බියට පත් වුවද, එහි මූලික සිද්ධාන්ත ඉතා සරල සහ තාර්කික වේ. මෙම මාර්ගෝපදේශයේ අරමුණ, Excel පිළිබඳව කිසිදු Vorkenntnisse නොමැති ඔබව, එහි මූලික සංකල්ප පැහැදිලි කරමින්, සරල ගණනය කිරීම්වල සිට, දත්ත දෘශ්‍යකරණය කරන ප්‍රස්තාර (Charts) නිර්මාණය කිරීම දක්වා වූ කුසලතා වලින් සන්නද්ධ කිරීමයි.

1 වන කොටස: Excel පරිසරය හඳුනාගැනීම (The Excel Environment) 📊

Excel ඉගෙනීමේ පළමු පියවර වන්නේ එහි අතුරුමුහුණත (Interface) සහ මූලික වචන මාලාව (terminology) තේරුම් ගැනීමයි.

1.1 Workbook සහ Worksheet

මෙය Excel හි මූලිකම සංකල්පයයි.

Workbook (වැඩපොත): ඔබ Excel හි save කරන සම්පූර්ණ ගොනුව (`.xlsx` file) Workbook එකක් ලෙස හැඳින්වේ. මෙය හරියට ඔබ භාවිතා කරන සම්පූර්ණ නෝට්බුක් එක වැනිය.
Worksheet (වැඩපත): එක Workbook එකක් තුළ ඇති තනි පිටුවක් Worksheet එකක් වේ. තිරයේ පහළින් ඇති ටැබ් (`Sheet1`, `Sheet2`) මගින් ඔබට විවිධ Worksheets අතර මාරු වීමට සහ අලුතින් sheets එක් කිරීමට හැකිය. මෙය ඔබගේ නෝට්බුක් එකේ ඇති තනි තනි පිටු වැනිය.

1.2 Excel කවුළුව පිළිබඳ මඟ පෙන්වීමක්

The Grid (කොටු දැල):
- Columns (තීරු): ඉහළ සිට පහළට ඇති අතර, ඉංග්‍රීසි අකුරු වලින් (A, B, C...) නම් කර ඇත.
- Rows (පේළි): වමේ සිට දකුණට ඇති අතර, ඉලක්කම් වලින් (1, 2, 3...) නම් කර ඇත.
- Cell (කොටුව): තීරුවක් සහ පේළියක් එකිනෙක කැපෙන ස්ථානය Cell එකක් වේ. Excel හි දත්ත ගබඩා කරන මූලිකම ඒකකය මෙයයි. සෑම Cell එකකටම අනන්‍ය ලිපිනයක් (Address) ඇත (උදා: A1, C5, D10).
Name Box: ඔබ තෝරාගෙන සිටින Cell එකේ ලිපිනය (Address) මෙහි පෙන්වයි.
Formula Bar (සූත්‍ර තීරුව): Excel හි ඇති **වඩාත්ම වැදගත්** කොටසකි. ඔබ තෝරාගත් Cell එකේ අන්තර්ගතය (දත්ත හෝ සූත්‍රය) මෙහි පෙන්වන අතර, දත්ත සහ සූත්‍ර ඇතුළත් කිරීමට සහ සංස්කරණය කිරීමට භාවිතා කරන්නේද මෙම තීරුවයි.
Ribbon: Word වල මෙන්ම, Excel හි සියලුම විධාන සහ මෙවලම් `Home`, `Insert`, `Formulas`, `Data` වැනි ටැබ් යටතේ මෙහි සංවිධානය කර ඇත.

2 වන කොටස: දත්ත සමඟ වැඩ කිරීම (Working with Data) ⌨️

දැන් අපි මෙම කොටු දැල තුළ දත්ත ඇතුළත් කරන සහ කළමනාකරණය කරන ආකාරය ඉගෙන ගනිමු.

2.1 දත්ත ඇතුළත් කිරීම සහ තේරීම

දත්ත ඇතුළත් කිරීම: Cell එකක් මත ක්ලික් කර, ඔබට අවශ්‍ය දත්ත (පෙළ, සංඛ්‍යා, දින) ටයිප් කර Enter යතුර ඔබන්න.
Cell එකක් තේරීම: මවුසයෙන් එම Cell එක මත ක්ලික් කරන්න.
Range එකක් තේරීම: Cells කිහිපයක් එකට තේරීමට, පළමු Cell එක මත ක්ලික් කර, මවුසය අත නොහැර, ඔබට අවශ්‍ය ප්‍රදේශය පුරා ඇදගෙන යන්න. මෙය `A1:C5` ලෙස පරාසයක් (Range) ලෙස හැඳින්වේ.
සම්පූර්ණ තීරුවක්/පේළියක් තේරීම: තීරු අකුර (A, B) හෝ පේළි අංකය (1, 2) මත ක්ලික් කරන්න.

2.2 Autofill හිน่าทึ่ง බව (The Magic of the Fill Handle)

Fill Handle යනු Excel හි කාලය ඉතිරි කරන ඉතාම ප්‍රයෝජනවත් මෙවලමකි. ඔබ Cell එකක් තේරූ විට, එහි පහළ දකුණු කෙළවරේ දිස්වන කුඩා කළු පැහැති කොටුව මෙයයි.

දත්ත පිටපත් කිරීම: Cell එකක ඇති අගයක් පහළ ඇති Cells වලට පිටපත් කිරීමට, Fill Handle එක මත ක්ලික් කර පහළට අදින්න.
ශ්‍රේණි සෑදීම (Creating Series): Excel හට රටා (patterns) හඳුනාගත හැක.
- ඔබ `January` ලෙස ටයිප් කර Fill Handle එක පහළට ඇද්දොත්, Excel ස්වයංක්‍රීයව `February`, `March`... ලෙස පුරවයි.
- ඔබ Cells දෙකක `1` සහ `2` ලෙස ටයිප් කර, ඒ දෙකම තෝරා Fill Handle එක ඇද්දොත්, Excel `3`, `4`, `5`... ලෙස ශ්‍රේණිය සම්පූර්ණ කරයි.

3 වන කොටස: Excel හි බලය - සූත්‍ර සහ ශ්‍රිත (Formulas & Functions) 🔢

Excel හුදු දත්ත ගබඩාවක් නොව, ප්‍රබල ගණක යන්ත්‍රයක් බවට පත් කරන්නේ Formulas සහ Functions මගිනි.

3.1 සූත්‍ර (Formulas) - Excel හි රන් රීතිය

Excel හි ඕනෑම සූත්‍රයක් (Formula) හෝ ශ්‍රිතයක් (Function) ආරම්භ විය යුත්තේ සමාන ලකුණෙනි (`=`).

සූත්‍රයක් යනු ගණනය කිරීමක් සිදු කරන ප්‍රකාශනයකි.

හිතන්න ඔබට A1 කොටුවේ 10 ද, B1 කොටුවේ 20 ද ඇත. මේ දෙකේ එකතුව C1 කොටුවේ ලබා ගැනීමට, ඔබ C1 කොටුවේ `30` ලෙස ටයිප් නොකළ යුතුය. ඒ වෙනුවට, ඔබ C1 කොටුවේ මෙසේ ටයිප් කළ යුතුය:

=A1+B1

එසේ කරන්නේ ඇයි? ඔබ සෘජුවම අගයන් (`=10+20`) භාවිතා කරනවා වෙනුවට, Cell ලිපින (`=A1+B1`) භාවිතා කළ විට, A1 හෝ B1 කොටුවේ ඇති අගය වෙනස් කළහොත්, C1 කොටුවේ ඇති එකතුව ස්වයංක්‍රීයව යාවත්කාලීන (update) වේ! Excel හි බලය රැඳී ඇත්තේ මෙම ගතික (dynamic) ස්වභාවය මතයි.

මූලික ගණිතමය ක්‍රියාකරුවන්: `+` (එකතු කිරීම), `-` (අඩු කිරීම), `*` (ගුණ කිරීම), `/` (බෙදීම).

3.2 සෛල යොමු: Relative vs. Absolute (A1 বনাম $A$1)

මෙය Excel හි ඇති ඉතාම වැදගත් නමුත්, බොහෝ දෙනෙක් වරදවා වටහා ගන්නා සංකල්පයකි.

Relative Reference (සාපේක්ෂ යොමුව - `A1`): මෙය සාමාන්‍ය ක්‍රමයයි. ඔබ `=A1+B1` සූත්‍රය C1 කොටුවෙන් C2 කොටුවට copy කළ විට, Excel එම සූත්‍රය ස්වයංක්‍රීයව `=A2+B2` ලෙස වෙනස් කරයි. එනම්, යොමු කිරීම් (references) සාපේක්ෂව වෙනස් වේ.
Absolute Reference (නිරපේක්ෂ යොමුව - `$A$1`): ඩොලර් සලකුණු (`$`) මගින් තීරුව සහ/හෝ පේළිය "ලොක්" කරයි. ඔබ `=$A$1+B1` සූත්‍රය copy කළ විට, `$A$1` කොටස කිසිවිටෙක වෙනස් නොවන අතර, B1 කොටස පමණක් B2, B3 ලෙස සාපේක්ෂව වෙනස් වේ. සූත්‍රයක් copy කිරීමේදී, එක් කොටුවක ඇති අගයක් (උදා: බදු ප්‍රතිශතයක්) නියතයක් ලෙස තබා ගැනීමට අවශ්‍ය වූ විට මෙය භාවිතා කරයි. Cell එකක යොමුවක් Absolute කිරීමට F4 යතුර භාවිතා කළ හැක.

3.3 ශ්‍රිත (Functions) - වැඩ පහසු කරන කෙටිමං

ශ්‍රිතයක් යනු සංකීර්ණ ගණනය කිරීම් පහසු කිරීම සඳහා Excel මගින්ම සපයා ඇති, පෙර-නිර්මිත සූත්‍ර (pre-built formulas) වේ.

බහුලවම භාවිතා වන ශ්‍රිත:

`SUM`: ලබාදුන් පරාසයක (range) ඇති සියලුම සංඛ්‍යාවල එකතුව ලබා දෙයි.
=SUM(A1:A10)
`AVERAGE`: ලබාදුන් පරාසයක ඇති සංඛ්‍යාවල සාමාන්‍යය ලබා දෙයි.
=AVERAGE(B1:B10)
`COUNT`: ලබාදුන් පරාසයක සංඛ්‍යා අඩංගු කොටු ගණන ලබා දෙයි.
=COUNT(C1:C10)
`MAX`: ලබාදුන් පරාසයක ඇති විශාලතම අගය ලබා දෙයි.
=MAX(D1:D10)
`MIN`: ලබාදුන් පරාසයක ඇති කුඩාම අගය ලබා දෙයි.
=MIN(D1:D10)

3.4 තීරණ ගන්නා ශ්‍රිතය: `IF` Function

IF ශ්‍රිතය මගින් තාර්කික පරීක්ෂණයක් (logical test) සිදු කර, එම පරීක්ෂණය සත්‍ය (TRUE) නම් එක් අගයක්ද, අසත්‍ය (FALSE) නම් තවත් අගයක්ද ප්‍රතිඵලය ලෙස ලබා දේ.

ව්‍යුහය: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

උදාහරණය: ශිෂ්‍යයෙකුගේ ලකුණු (B2 කොටුවේ ඇත) 40ට වඩා වැඩි හෝ සමාන නම් "Pass" ලෙසත්, නැතිනම් "Fail" ලෙසත් C2 කොටුවේ පෙන්වීමට:

=IF(B2>=40, "Pass", "Fail")

4. වැඩපතට අලංකාරයක්: Formatting 🎨

හොඳින් හැඩතල ගැන්වූ වැඩපතක් කියවීමට සහ තේරුම් ගැනීමට ඉතා පහසුය. `Home` ටැබ් එකේ ඇති මෙවලම් මේ සඳහා යොදා ගනී.

Number Formatting: සංඛ්‍යා, මුදල් (`Currency`), ප්‍රතිශත (`Percentage`), දින (`Date`) වැනි විවිධ ආකෘති වලට හැරවීම.
Cell Styles: අකුරුවල වර්ගය, ප්‍රමාණය, වර්ණය, සහ කොටුවේ පසුබිම් වර්ණය (Fill Color) සහ දාර (Borders) වෙනස් කිරීම.
Alignment: කොටුවක් තුළ දත්ත සිරස්ව සහ තිරස්ව දිශාගත කිරීම.
Merge & Center: කොටු කිහිපයක් එකට එකතු කර, මාතෘකාවක් සඳහා තනි විශාල කොටුවක් සෑදීම.
Wrap Text: දිගු වාක්‍යයක්, කොටුවේ පළලට සරිලන සේ පේළි කිහිපයකින් පෙන්වීම.
Conditional Formatting: ඔබ ලබා දෙන නීතියකට අනුව (උදා: ලකුණු 40ට අඩු නම්), කොටුවල වර්ණය ස්වයංක්‍රීයව වෙනස් කිරීම.

5. දත්ත කතා කරයි: ප්‍රස්තාර සෑදීම (Creating Charts) 📈

සංඛ්‍යා වගුවකට වඩා, ප්‍රස්තාරයක් (Chart) මගින් දත්තවල ඇති රටා, ප්‍රවණතා (trends), සහ සැසඳීම් ඉතා පහසුවෙන් දැකගත හැක.

ප්‍රස්තාරයක් සාදන පියවර:

දත්ත තේරීම: ප්‍රස්තාරයට ඇතුළත් කළ යුතු දත්ත (මාතෘකා ද ඇතුළුව) තෝරන්න.
ප්‍රස්තාර වර්ගය තේරීම: `Insert` ටැබ් එකට ගොස්, ඔබගේ දත්ත වලට වඩාත්ම ගැලපෙන ප්‍රස්තාර වර්ගය (Chart Type) තෝරන්න.
- Column/Bar Chart: විවිධ කාණ්ඩ අතර අගයන් සැසඳීමට.
- Line Chart: කාලයත් සමඟ සිදුවන වෙනස්කම් සහ ප්‍රවණතා පෙන්වීමට.
- Pie Chart: සමස්තයක කොටස් (ප්‍රතිශත) පෙන්වීමට.
හැඩගැන්වීම: ප්‍රස්තාරය තේරූ විට දිස්වන `Chart Design` ටැබ් එක මගින්, ප්‍රස්තාරයේ මාතෘකාව, අක්ෂවල නම් (Axis Titles), සහ වර්ණ වෙනස් කළ හැක.

සාරාංශය (Conclusion) ✨

Microsoft Excel යනු මුලදී බිය උපදවන සුළු පෙනුමක් තිබුණද, එහි මූලික සංකල්ප කිහිපය අවබෝධ කරගත් පසු, එය ඔබගේ කාර්යයන් සඳහා නැතුවම බැරි මිතුරෙකු බවට පත් වනු ඇත. මෙම පාඩමෙන් ඔබ Excel හි මූලික කුසලතා සියල්ල ප්‍රගුණ කළා.

ඔබ දැන් දන්නවා:

Excel අතුරුමුහුණතේ සැරිසැරීමට.
දත්ත ඇතුළත් කිරීමට සහ Autofill වැනි මෙවලම් භාවිතා කිරීමට.
සෛල යොමු (Cell References) භාවිතා කර බලවත් **සූත්‍ර (Formulas)** ලිවීමට.
`SUM`, `AVERAGE`, `IF` වැනි මූලික **ශ්‍රිත (Functions)** භාවිතා කිරීමට.
වැඩපතක් පැහැදිලිව සහ අලංකාරව **හැඩගැන්වීමට.**
දත්ත, අර්ථවත් **ප්‍රස්තාර (Charts)** බවට පත් කිරීමට.

දැන් කළ යුත්තේ මෙම දැනුම ප්‍රායෝගිකව භාවිතා කිරීමයි. ඔබගේ මාසික වියදම් සටහනක්, විභාග ලකුණු විශ්ලේෂණයක්, හෝ ක්‍රිකට් තරඟයක ලකුණු සටහනක් වැනි දෙයක් Excel හි නිර්මාණය කර පුහුණු වන්න.

ඊළඟට කුමක්ද? ලේඛන සහ ගණනය කිරීම්වලින් පසුව, අපගේ මීළඟ ප්‍රායෝගික පාඩමෙන්, සිත් ඇදගන්නා සුළු ඉදිරිපත් කිරීම් (Presentations) නිර්මාණය කරන ආකාරය **Microsoft PowerPoint** මගින් ඉගෙන ගනිමු!